En Solvento Consulting sabemos que la gestión adecuada de la documentación empresarial es más que una simple tarea administrativa; es un pilar fundamental para la sostenibilidad y el cumplimiento legal de cualquier negocio. Por ello, queremos profundizar en los plazos de conservación documental que toda empresa debe conocer y respetar.
La Regla de los Seis Años
Según el Código de Comercio, es mandatorio para los empresarios conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante un periodo de seis años. Este plazo se cuenta a partir del último asiento realizado en los libros contables.
Los Diversos Plazos de Prescripción
No todos los documentos se rigen por el mismo reloj. Dependiendo de la naturaleza del documento y las operaciones realizadas, los plazos pueden variar:
- Documentación fiscal: 4 a 10 años, dependiendo de la acción tributaria en cuestión.
- Documentación laboral y de seguridad social: de 3 a 4 años para infracciones.
- Prevención de riesgos laborales: 5 años.
- Delitos fiscales y contra la Seguridad Social: 10 años.
Excepciones Notables
Existen casos donde la regla general de los seis años se extiende:
- Préstamos: hasta su completa devolución.
- Inmovilizado: hasta su amortización o venta.
- Bienes de inversión: hasta la regularización del IVA asociado, que puede ser de 5 o hasta 10 años.
- Bases imponibles negativas: hasta cuatro años después de su compensación.
Prevención del Blanqueo de Capitales
En lo que respecta a la prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, la ley exige una conservación mínima de diez años para la documentación relevante.
La gestión documental eficiente y el conocimiento preciso de estos plazos no solo evitan sanciones, sino que también preparan a la empresa para responder con rapidez y confianza ante cualquier requerimiento legal o financiero. En Solvento Consulting ofrecemos servicios especializados para ayudarte a mantener tu documentación en regla y tu empresa en el camino del éxito sostenido.
