¿Es obligatorio presentar la DEC?

Es bueno recordar que la obligación de recabar la información sobre la actividad en materia de distribución de seguros que ha realizado el mediador durante una anualidad viene recogida en el CAPÍTULO V: Obligaciones contables y deber de información del R.D.287/2021, de 20 de abril.

Y, como su título indica, Obligaciones contables y deber de información comporta una exigencia de rigurosidad sobre la información que se presenta en la DEC por parte del mediador.

Además, para cumplir con esta obligación y dimensionar correctamente la importancia de la documentación, se han de tener presente algunas fechas y datos:

• Denominación del trámite: Remisión de la documentación estadístico-contable anual de corredores de seguros y sociedades de correduría, Agentes Vinculados y Operador de Banca de Seguros.
• Tipo de actuación administrativa: Procedimiento administrativo
• Objeto: Remisión obligatoria de la documentación estadístico-contable anual de corredores de seguros y sociedades de correduría.

• Plazo de presentación: Fecha límite 30 de abril  
• Órgano responsable: Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones y las CCAA con las competencias transferidas en materia de distribución de seguros y reaseguros privados.
• Normativa básica: Artículo 17 del R.D.287/2021, de 20 de abril, sobre formación y remisión de la información estadístico-contable de los distribuidores de seguros y reaseguros, por el que se desarrolla el Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, de medidas urgentes por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español diversas directivas de la Unión Europea en el ámbito de la contratación pública en determinados sectores; de seguros privados; de planes y fondos de pensiones; del ámbito tributario y de litigios fiscales.

¿Cómo puedo presentar la documentación estadístico-contable de forma sencilla?

¿Quién no ha oído alguna vez la fábula de la cigarra y la hormiga? En este caso, la forma más sencilla de conseguir que la DEC no implique ningún esfuerzo cuando se acerca el período de presentarla es habiendo sido constante en su cumplimentación.

Sabemos que puede ser un documento muy laborioso y difícil de cumplimentar en el último momento: pueden faltar datos que algunas aseguradoras no estén dispuestas a proporcionar, puede haber mucha documentación antigua que rescatar o puede haber cifras cuya trazabilidad sea difícil de elaborar. Sin embargo, hay muchas formas de evitar entrar en esa situación con un trabajo mucho más reducido pero constante.

Consejos para agilizar la DEC:

• Adquisición de un Enterprise Resource Planner (ERP): Con este tipo de software, las empresas pueden gestionar muchos aspectos de su negocio como la contabilidad, el cálculo de riesgos o las operaciones encadenadas. Un ERP especialmente adaptado al sector de la mediación permite tener al día la serie de datos necesarios para presentar la DEC y evitar el sobreesfuerzo y el estrés de cumplimentarla a última hora.

• Darle la importancia que realmente merece: La DEC suele ser una documentación a la que no se le atribuye el valor que realmente tiene. No presentar la DEC o hacerlo con datos falsos puede suponer la imposición de una sanción económica e incluso la pérdida de la autorización administrativa. Tener eso en cuenta puede ser un aliciente para crear la rutina de pedir, ordenar, guardar y presentar los datos necesarios.

• Evaluar el rendimiento del negocio: De la DEC pueden extraerse lecturas muy interesantes del rendimiento de la correduría. De los datos que contiene pueden extrapolarse qué seguros son los más rentables, qué tipo de clientes están dispuestos a invertir más en sus seguros, en qué momento son más necesarias cierto tipo de pólizas… Por tanto, rellenar la DEC correctamente puede ser más una oportunidad que un problema.

También cabe recordar que:

Presentar los cambios que se hayan realizado en la sociedad (como el órgano de administración, participaciones sociales, domicilio social, etc.) en la DEC, no es correcto ni equivale a que se haya cumplido con el procedimiento administrativo.

En este artículo podéis ver qué pasos se deben seguir.

¿Hablamos?

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En primer lugar, cabe recordar que las corredurías:

Sean sociedades anónimas o de responsabilidad limitada están obligadas una vez al año a elaborar sus cuentas Anuales y depositarlas en el Registro Mercantil, siendo su plazo máximo para aprobarlas en Junta de Socios en 6 meses desde el cierre del ejercicio.

Por norma general, aquellas sociedades que cierran su ejercicio el 31 de diciembre, deben aprobar dichas cuentas antes del 30/6 y presentarlas en el Registro Mercantil como máximo el 30 de julio.

No hay que olvidar, que la Ley de Sociedades de Capital establece que la responsabilidad de depositar las Cuentas Anuales recae en los Administradores / Consejo de Administración. Su incumplimiento, daría lugar a la imposición de importantes sanciones a la sociedad y al cierre registral de la misma; lo que impediría la inscripción de actos y documentos de la sociedad.

Especial atención al cumplimiento en materia de distribución de seguros

Además, es imprescindible cumplir con uno de los requisitos para ser correduría de seguros: La Honorabilidad comercial y profesional «Cualidad aplicable a aquellas personas que hayan venido observando una trayectoria personal de respeto a las leyes mercantiles u otras que regulen la actividad económica y la vida de los negocios, así como a las buenas prácticas comerciales, financieras y de seguros,» tal y como se regula en el RDL 3/2020 y por el cual la Administración puede sancionar como falta grave.

¿Qué ocurre con las Sociedades que no han presentado las cuentas anuales de los últimos años? o bien tienen la hoja registral cerrada por incidencias en el cumplimiento

En primer lugar, las sociedades de corredurías que no han presentado las cuentas anules o tienen la hoja registral cerrada por alguna incidencia, están en una situación irregular. Además, en el caso aquellas sociedades donde el perfil de socio/a, administrador/a y director/a técnico/a es la misma persona, la asunción de responsabilidades en cada una de sus funciones es solidaria.

Es importante, además, prestar mucha atención sobre cómo el órgano regulador Nacional DGSFP o Autonómico en sus diferentes inspecciones, podrá requerir justificación detallada sobre la falta de cumplimiento en materia de honorabilidad comercial y profesional del órgano de administración de la correduría.

Y en el ámbito mercantil en un contexto como el actual, donde se ha procedido a la concreción de las diversas penalizaciones por no depositar las cuentas en plazo, lo que conllevará sin lugar a duda un incremento en los expedientes sancionadores.

SANCIONES A LA NO PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

Sanciones que pueden llegar a elevadas cuantías, bien por los diversos años de retraso, bien por el volumen de negocio de las corredurías.

Aparte de las sanciones, las corredurías pueden llegar a tener el cierre registral, con lo que no les será posible inscribir la mayoría de los acuerdos.

Las sociedades deben cumplir con los diversos plazos a la presentación de las cuentas anuales:

• Formulación durante los tres primeros meses del siguiente ejercicio
• Aprobación por parte de los socios durante los seis primeros meses
• Depositarlas en el Registro Mercantil con un plazo máximo del mes siguiente a la aprobación

Las sanciones a las cuales se exponen las sociedades por no depositarlas en plazo se han concretado, con lo que posiblemente se producirá un incremento de los expedientes sancionadores.

• Mínimo de 1.200 € y máximo de 60.000 €

• Dentro de estos límites, se cuantifica en la suma del 0,5 por mil del activo + el 0,5 por mil de las ventas declaradas en el Impuesto de Sociedades.

Importante:

Se procederá al cierre de la Hoja Registral en el Registro Mercantil, una vez transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales. Por tanto, no será posible inscribir la mayoría de acuerdos salvo contadas excepciones, cese del administrador, revocación de poderes, disolución.

Recordar, que desde Solvento Consulting podemos ayudaros con esto y muchos otros casos prácticos. Os ayudamos a centraros en lo que es realmente importante para vuestro negocio. Contáctanos.

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Si necesitas verificar la inscripción de un mediador de seguros o un corredor de reaseguros, el Punto Único de Información (PUI) de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP) es el recurso oficial más fiable. A través de esta plataforma, se puede acceder a toda la información registrada de mediadores de seguros, corredores de reaseguros y sus altos cargos. Este registro es único y cubre a todas las Administraciones Públicas competentes en materia de mediación de seguros y reaseguros. La única excepción corresponde a aquellos mediadores de seguros que están inscritos en registros autonómicos, los cuales pueden gestionar estos datos de forma separada, aunque también están sujetos a las normativas vigentes a nivel nacional.

El acceso al Punto Único de Información es fundamental no solo para los mediadores y corredores de seguros, sino también para los consumidores y empresas que quieran asegurarse de que están trabajando con un profesional debidamente acreditado y registrado. Este tipo de verificación es especialmente importante cuando se busca evitar fraudes o irregularidades en la contratación de seguros y reaseguros, lo que garantiza un mayor nivel de confianza y transparencia en el sector.

¿Es obligatorio comunicar los cambios en los datos de un mediador de seguros?

Sí, es absolutamente obligatorio. De acuerdo con la normativa vigente, los mediadores de seguros están obligados a notificar cualquier cambio en sus datos dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles desde la fecha de la modificación. Estos cambios deben ser comunicados a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP), y abarcan todas aquellas modificaciones relacionadas con los requisitos administrativos que permitieron su autorización para operar como mediador o corredor de seguros.

Es importante tener en cuenta que estos cambios incluyen aspectos como la variación en los datos de contacto, modificaciones en la estructura accionarial de la empresa, o cualquier otro tipo de relación que pueda generar vínculos estrechos con personas físicas o jurídicas, tal como lo establece el artículo 160 del Real Decreto-ley 3/2020. De no realizarse esta comunicación dentro del plazo establecido, el mediador podría enfrentarse a sanciones por parte de la DGSFP.

Este tipo de notificación es también relevante en caso de que el mediador o corredor de seguros prevea la transmisión de participaciones o acciones que representen una participación significativa en la empresa, superando límites como el 20%, 30% o 50%, ya que la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones tiene el derecho de oponerse si considera que la operación no cumple con los requisitos de honorabilidad o profesionalidad exigidos por la ley.

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con la normativa?

El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones importantes, las cuales están tipificadas en el artículo 192 del Real Decreto-ley 3/2020. Dependiendo de la gravedad de la infracción, estas pueden clasificarse en muy graves, graves o leves, con diferentes niveles de penalización:

• Infracciones muy graves: Entre las infracciones más severas se incluye el incumplimiento de notificación de una participación significativa o el establecimiento de relaciones con terceros que generen vínculos estrechos sin la aprobación de la DGSFP. Las sanciones en estos casos pueden incluir la cancelación de la inscripción en el registro administrativo, la suspensión de la actividad hasta por 10 años, o la imposición de multas que pueden alcanzar el 3% del volumen de negocio anual, o hasta 1.000.000 de euros.
• Infracciones graves: Para infracciones de menor gravedad, como la falta de remisión de documentos o datos, o el incumplimiento de requerimientos de la DGSFP, las sanciones incluyen la suspensión temporal de la actividad por hasta un año y la publicación de la infracción para advertir a los consumidores. Las multas, en estos casos, pueden llegar al 1% del volumen de negocio anual o a 500.000 euros.
• Infracciones leves: Para las infracciones menos graves, como errores o demoras en la actualización de información, las sanciones son más moderadas. Pueden incluir amonestaciones privadas y multas que no superan el 1% del volumen de negocio anual, o 100.000 euros para personas jurídicas.

Es importante destacar que aunque estas sanciones pueden parecer severas, las infracciones se sancionan de acuerdo con la gravedad y el impacto de las mismas. En la mayoría de los casos, es posible que las multas o sanciones no alcancen el máximo contemplado por la ley, aunque es un recordatorio claro de la importancia de cumplir con todas las obligaciones normativas.

¿Qué ocurre si no he notificado una modificación en plazo?

En caso de no haber comunicado una modificación dentro del plazo establecido, lo más recomendable es proceder a la regularización lo antes posible. Es mejor hacerlo de forma voluntaria, antes de que la DGSFP emita un requerimiento oficial.

Cada año, los mediadores deben presentar la Declaración Estadístico-Contable (DEC), que refleja la situación actual del mediador en el Registro de Mediadores. Sin embargo, es importante recordar que esta declaración anual no sustituye la obligación de comunicar las modificaciones en el Registro Administrativo de Mediadores. Tampoco el Registro Mercantil es una vía válida para inscribir los cambios en el mediador, por lo que deben seguirse los canales adecuados para cumplir con las exigencias de la DGSFP.

En resumen, mantener actualizada la información en el Registro de Mediadores es crucial para evitar sanciones y asegurar que el mediador o corredor de seguros cumpla con todas las normativas vigentes, garantizando así un funcionamiento legal y transparente.

El apoyo de expertos es clave para cumplir con las normativas

Contar con el soporte de empresas especializadas como Solvento Consulting es esencial para asegurarte de que todas las obligaciones ante el supervisor administrativo están correctamente gestionadas. Los expertos de Solvento te ayudan a mantener al día tus inscripciones, notificaciones y comunicaciones con la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, evitando así sanciones innecesarias y asegurando que tu negocio opere de manera legal y eficiente. Estar al corriente de los requisitos regulatorios es vital para el éxito y la sostenibilidad de cualquier corredor de seguros, y con el respaldo de Solvento, puedes centrarte en lo que mejor sabes hacer: ofrecer el mejor servicio a tus clientes.

¿A qué Registros de Mediadores puedo acceder?

Punto Único de Información de la DGSFP

https://www.dgsfp.mineco.es/regpublicos/pui/pui.aspx

Cataluña

https://aplicacions.economia.gencat.cat/ecofin_pced/AppJava/med/mediador.do?reqCode=init&set-locale=ca_ES

Baleares

https://apps.caib.es/remiasfront/

Valencia

http://aplicaciones.indi.gva.es/arco2/jsp/med_inicio.jsp

Galicia

https://goo.gl/2jazby

Navarra

http://www.navarra.es/NR/rdonlyres/874B0B49-7AB5-4CD8-9BE8-42EF89F5D58F/87036/Registro…

Te recomendamos que actualices la información si fuese el caso, puedes hacerlo directamente con el certificado electrónico o contar con el apoyo de un profesional que conozca cómo proceder ante este tipo de comunicaciones.

Jose A Muñoz

CEO de SOLVENTO CONSULTING

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