A partir del 1 de diciembre de 2023 será preceptivo que las empresas implementen el nuevo Canal de Denuncias para irregularidades e infracciones que se regula en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿Quiénes están obligados a disponer de un Canal de Denuncias?
- Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
- Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente a que se refieren las partes I.B y II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, deberán disponer de un Sistema interno de información que se regulará por su normativa específica con independencia del número de trabajadores con que cuenten. En estos casos, esta ley será de aplicación en lo no regulado por su normativa específica.
- Se considerarán incluidas en el párrafo anterior las personas jurídicas que, pese a no tener su domicilio en territorio nacional, desarrollen en España actividades a través de sucursales o agentes o mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente.
- Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
¿Sobre qué cuestiones podrá formularse denuncias en el Canal de Denuncias?
a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, siempre que:
- Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
- Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa, grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
¿Quién podrá presentar una denuncia a través del Canal de Denuncias?
- Los trabajadores por cuenta ajena.
- Los autónomos.
- Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Aquellas personas con una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
¿Qué vías de comunicación habrá para presentar las denuncias?
El canal interno deberá permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz.
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. En este caso, la comunicación será grabada y se le informará que el tratamiento de datos será conforme al Reglamento General de Protección de Datos.
¿Dónde se recoge el funcionamiento del Canal de Denuncias?
El Sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones. Este sistema debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Permitir a todas las personas incluidas en el ámbito del Canal comunicar información sobre las infracciones.
- Estar diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
- Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.
- Integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad.
- Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad u organismo, con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad u organismo.
- Ser independientes y aparecer diferenciados respecto de los sistemas internos de información de otras entidades u organismos.
- Contar con un responsable del sistema.
- Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas internos de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.
- Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en el artículo 9 Ley 2/2023, de 20 de febrero.
¿Quién es el Responsable del Sistema interno de información?
El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, es el competente para la designación de la persona física responsable de la gestión de dicho sistema o «Responsable del Sistema», y de su destitución o cese.
Si se optase por que el Responsable del Sistema fuese un órgano colegiado, este deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.
Tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado, deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas.
Registro de informaciones
Los sujetos obligados deben disponer de un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Información sobre el canal interno
Los sujetos obligados han de proporcionar información adecuada, de forma clara y fácilmente accesible, sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión. En caso de contar con una página web, dicha información deberá constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.
Conclusión y Contacto
En Solvento Consulting, entendemos la importancia de estar al día con las regulaciones más recientes y de ofrecer a nuestros clientes el apoyo necesario para implementar estas normativas de manera eficaz. El nuevo Canal de Denuncias es una medida crucial para asegurar la transparencia y la responsabilidad en el ámbito empresarial.
